Kỹ thuật nghe điện thoại công sở: Các mẫu câu "cứu nguy" khi không nghe rõ hoặc truyền đạt lại lời nhắn

Nghệ thuật nghe điện thoại (Denwa Otai - 電話応対) trong công sở Nhật Bản được coi là tấm gương phản chiếu trực diện tính chuyên nghiệp của cả một doanh nghiệp. Khác với giao tiếp trực tiếp, khi nghe điện thoại bạn không thể nhìn thấy khẩu hình hay ngôn ngữ cơ thể của đối phương, trong khi đường truyền đôi khi bị nhiễu hoặc đối phương nói quá nhanh. Việc nắm lòng các từ vựng chuyên ngành, các mẫu câu ứng biến linh hoạt và biết cách ghi chép, truyền đạt lời nhắn chính xác sẽ giúp bạn biến những tình huống "thót tim" thành cơ hội ghi điểm tuyệt đối.

Phần 1: 50 Từ vựng chuyên dụng khi nghe và xử lý điện thoại công sở

• (1) 受話器 (Juwaki): Ống nghe điện thoại

• (2) 電話 (Denwa): Cuộc gọi điện thoại

• (3) 通話 (Tsuuwa): Sự đàm thoại / Cuộc gọi đang diễn ra

• (4) 着信 (Chakushin): Cuộc gọi đến

• (5) 発信 (Hasshin): Cuộc gọi đi

• (6) 転送 (Tensou): Chuyển tiếp cuộc gọi

• (7) 留守番電話 (Rusuban denwa): Hộp thư thoại / Máy trả lời tự động

• (8) 内線 (Naisen): Điện thoại nội bộ

• (9) 外線 (Gaisen): Điện thoại ngoại vi / Bên ngoài gọi vào

• (10) 回線 (Kaisen): Đường truyền điện thoại

• (11) 通話中 (Tsuuwachuu): Đang bận nghe điện thoại

• (12) 席を外す (Seki o hazusu): Rời khỏi vị trí ngồi / Vắng mặt

• (13) 伝言 (Dengon): Lời nhắn lại

• (14) 伝言メモ (Dengon memo): Giấy ghi chú lời nhắn

• (15) 折り返し (Orikaeshi): Gọi lại / Phản hồi lại cuộc gọi

• (16) 聞き返す (Kikikaesu): Hỏi lại khi chưa rõ

• (17) 雑音 (Zatsuon): Tạp âm / Tiếng ồn đường truyền

• (18) 電波 (Denpa): Sóng điện thoại

• (19) 途切れる (Togireru): Bị ngắt quãng / Chập chờn

• (20) 確認 (Kakunin): Sự xác nhận

• (21) 担当者 (Tantousha): Người phụ trách

• (22) 責任者 (Sekininsha): Người chịu trách nhiệm / Cấp quản lý

• (23) 営業部 (Eigyobu): Phòng kinh doanh

• (24) 総務部 (Soumubu): Phòng hành chính tổng hợp

• (25) 経理部 (Keiribu): Phòng kế toán

• (26) 開発部 (Kaihatsubu): Phòng phát triển / Kỹ thuật

• (27) 顧客 (Kokyaku): Khách hàng

• (28) 取引先 (Torihikisaki): Đối tác kinh doanh

• (29) 会社名 (Kaishamei): Tên công ty

• (30) お名前 (Onamae): Tên của đối phương

• (31) 件名 (Kenmei): Tiêu đề / Nội dung sự việc

• (32) 要件 (Youken): Vấn đề cần trao đổi / Nhu cầu

• (33) 連絡先 (Renrakusaki): Thông tin liên lạc

• (34) 電話番号 (Denwa bangou): Số điện thoại

• (35) 番号間違い (Bangou machigai): Nhầm số điện thoại

• (36) 恐縮 (Kyoshuku): Sự áy náy / Cảm ơn sự thông cảm

• (37) 失礼 (Shitsurei): Thất lễ / Xin phép

• (38) 承知 (Shouchi): Sự thấu hiểu / Đồng ý

• (39) 了承 (Ryoushou): Sự chấp thuận

• (40) 控え (Hikae): Bản sao lưu / Ghi chép lại

• (41) 接続 (Setsuzoku): Sự kết nối

• (42) 保留 (Horyu): Giữ máy / Tạm hoãn

• (43) 少々 (Shoushou): Một lát / Một chút

• (44) まもなく (Mamonoku): Chẳng mấy chốc / Ngay bây giờ

• (45) 直通 (Chokutsuu): Đường dây trực tiếp

• (46) 携帯 (Keitai): Điện thoại di động

• (47) 伝達 (Dentatsu): Sự truyền đạt thông tin

• (48) 優先 (Yusen): Sự ưu tiên

• (49) 迅速 (Jinsoku): Sự nhanh chóng / Kịp thời

• (50) 対応 (Taiou): Sự ứng phó / Xử lý công việc

Phần 2: 50 Mẫu câu chuẩn mực ứng biến khi gọi và nghe điện thoại

Nhóm 1: Nhấc máy và xưng danh tính công ty

• (1) お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。 (Cảm ơn quý khách đã gọi đến. Tôi là nhân viên công ty cổ phần 〇〇.)

• (2) はい、〇〇会社の佐藤が承ります。 (Vâng, tôi là Sato của công ty 〇〇 xin nghe.)

• (3) お待たせいたしました。総務部の田中です。 (Xin lỗi vì để quý vị chờ lâu. Tôi là Tanaka thuộc phòng hành chính tổng hợp.)

• (4) はい、お電話代わりました。営業部の鈴木でございます。 (Vâng, tôi đã nghe máy thay thế đây. Tôi là Suzuki thuộc phòng kinh doanh.)

• (5) いつもお世話になっております。〇〇社の高橋でございます。 (Cảm ơn quý công ty luôn chiếu cố chúng tôi. Tôi là Takahashi của công ty 〇〇.)

Nhóm 2: Yêu cầu người gọi xưng tên hoặc thông tin chi tiết

• (6) 恐れ入りますが、お名前をもう一度お伺いできますでしょうか。 (Xin lỗi, tôi có thể xin lại tên của quý khách một lần nữa được không ạ?)

• (7) どちら様からののお電話でしょうか。 (Xin hỏi đây là cuộc gọi từ vị nào ạ?)

• (8) 本日はどのようなご用件でしょうか。 (Hôm nay quý khách gọi đến vì vấn đề gì ạ?)

• (9) 念のため、会社名とフルネームを教えていただけますか。 (Để chắc chắn hơn, quý khách có thể cho tôi biết tên công ty và họ tên đầy đủ được không ạ?)

• (10) いつもお世話になっておりますお客様のお電話番号をいただけますか。 (Quý khách có thể cho tôi xin số điện thoại liên lạc được không ạ?)

Nhóm 3: Giữ máy, chuyển cuộc gọi và xử lý tình huống bận

• (11) 担当者に代わりますので、少々お待ちください。 (Tôi sẽ chuyển máy cho người phụ trách, xin vui lòng đợi một lát.)

• (12) ただいま回線をつなぎますので、そのままお待ちください。 (Bây giờ tôi sẽ nối đường truyền, xin vui lòng giữ nguyên máy đợi.)

• (13) 申し訳ございません。あいにく担当者がただいま席を外しております。 (Rất xin lỗi. Tiếc là người phụ trách hiện đang vắng mặt tại chỗ ngồi.)

• (14) 担当の佐藤はただいま他の電話に出ております。 (Người phụ trách Sato hiện đang bận nghe một cuộc điện thoại khác.)

• (15) 恐れ入りますが、内線番号を回しますのでお待ちください。 (Xin lỗi, tôi sẽ chuyển số máy nội bộ nên xin vui lòng đợi.)

Nhóm 4: Cứu nguy khi không nghe rõ, tín hiệu chập chờn

• (16) 申し訳ございません。少々お電話が遠いようですが。 (Rất xin lỗi, có vẻ như đường dây điện thoại hơi bị xa/chập chờn.)

• (17) 雑音が入ってしまい、お声が聞き取りにくかったのですが。 (Vì có tạp âm lọt vào nên tôi khó nghe rõ giọng của quý khách.)

• (18) 恐れ入りますが、お名前の漢字をもう少し詳しく教えていただけますか。 (Xin lỗi, quý khách có thể hướng dẫn chi tiết hơn về chữ Kanji trong tên của mình được không ạ?)

• (19) 今おっしゃった数字をもう一度確認させていただけますか。 (Tôi xin phép được xác nhận lại các con số quý khách vừa nêu một lần nữa.)

• (20) 電波の状況が悪く途切れてしまいました。もう一度お願できますか。 (Tình trạng sóng kém nên cuộc gọi bị ngắt quãng. Quý khách có thể nói lại một lần nữa được không ạ?)

Nhóm 5: Đề xuất gọi lại hoặc để lại lời nhắn

• (21) 担当者から折り返しお電話を差し上げるよう伝えましょうか。 (Tôi có nên nhắn người phụ trách gọi điện thoại phản hồi lại cho quý khách không ạ?)

• (22) 本人から折り返し連絡させますが、何時頃がよろしいでしょうか。 (Tôi sẽ bảo chính chủ gọi điện thoại lại, nhưng khoảng mấy giờ thì tiện cho quý khách?)

• (23) 伝言を承りますが、いかがでしょうか。 (Tôi xin phép nhận lời nhắn lại, ý quý khách thế nào ạ?)

• (24) 申し訳ございませんが、本日はすでに退社しております。 (Rất xin lỗi, hôm nay anh/chị ấy đã tan sở ra về mất rồi.)

• (25) 明日の朝一番で本人からご連絡させます。 (Sáng ngày mai ngay giờ đầu tiên tôi sẽ bảo chính chủ liên lạc lại.)

Nhóm 6: Ghi chép và lặp lại lời nhắn để xác nhận

• (26) いただいたご伝言を繰り返させていただきます。 (Tôi xin phép được lặp lại lời nhắn mà quý khách vừa trao đổi.)

• (27) 「午後2時にミーティングの件で折り返し電話が欲しい」ということでよろしいですね。 (Có phải ý quý khách là "muốn được gọi điện thoại lại vào lúc 2 giờ chiều về vấn đề cuộc họp" phải không ạ?)

• (28) 伝言メモに記入いたしました。確実に本人に引き継ぎます。 (Tôi đã ghi chép vào giấy nhắn. Sẽ bàn giao lại chính xác cho người phụ trách.)

• (29) お電話番号は〇〇の〇〇番で間違いございませんか。 (Số điện thoại liên lạc là số 〇〇 của 〇〇 phải không ạ?)

• (30) 折り返し先の携帯電話の番号をお伺いできますか。 (Tôi có thể xin số điện thoại di động để gọi lại được không ạ?)

Nhóm 7: Xử lý nhầm số hoặc tình huống khó xử

• (31) 申し訳ございません。こちらは〇〇会社でございます。番号をお間違いではございませんか。 (Rất xin lỗi. Đây là công ty 〇〇. Có phải quý khách đã gọi nhầm số rồi không ạ?)

• (32) あいにく当部署ではその件を取り扱っておりません。 (Rất tiếc bộ phận chúng tôi không xử lý vấn đề đó.)

• (33) 恐れ入りますが、代表番号へかけ直していただけますでしょうか。 (Xin lỗi, quý khách có thể gọi lại vào số tổng đài đại diện được không ạ?)

• (34) その件については、専門の窓口にご確認いただけますと幸いです。 (Về vấn đề đó, nếu quý khách xác nhận ở quầy chuyên trách thì chúng tôi rất mừng.)

• (35) 担当者が不在のため、正確な回答をいたしかねます。 (Vì người phụ trách vắng mặt nên tôi không thể trả lời một cách chính xác được.)

Nhóm 8: Cúi chào, cảm ơn và cúp máy đúng chuẩn

• (36) それでは、折り返しご連絡いたします。失礼いたします。 (Vậy chúng tôi sẽ liên lạc lại sau. Xin phép cúp máy.)

• (37) お電話ありがとうございました。失礼いたします。 (Cảm ơn quý khách đã gọi điện. Xin phép cúp máy.)

• (38) ご連絡いただき、誠にありがとうございました。 (Chân thành cảm ơn quý khách đã liên lạc.)

• (39) お忙しいところ、お電話ありがとうございました。 (Cảm ơn quý khách đã gọi điện trong lúc bận rộn.)

• (40) 引き続きよろしくお願いいたします。失礼します。 (Rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác. Xin phép cúp máy.)

Nhóm 9: Thừa nhận, xin lỗi vì sự chậm trễ khi nhấc máy

• (41) お電話が遅くなりまして、大変申し訳ございませんでした。 (Rất xin lỗi vì để điện thoại đổ chuông lâu mà chưa nhấc máy.)

• (42) お待たせして申し訳ございません。お電話代わりました。 (Xin lỗi vì để quý khách chờ đợi lâu. Tôi đã nghe máy thay thế đây.)

• (43) すぐに確認いたしますので、少々お時間をいただけますか。 (Tôi sẽ xác nhận ngay lập tức, xin vui lòng cho tôi chút thời gian.)

• (44) ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。 (Rất xin lỗi vì đã gây phiền phức cho quý khách.)

• (45) すぐに担当者に対応するよう申し伝えます。 (Tôi sẽ dặn dò người phụ trách ra xử lý ngay lập tức.)

Nhóm 10: Các mẫu câu xác nhận thông tin bổ sung cuối cuộc gọi

• (46) 資料の送付先メールアドレスをもう一度教えていただけますか。 (Quý khách có thể cho tôi xin lại địa chỉ email nhận tài liệu một lần nữa được không ạ?)

• (47) 次回のお打ち合わせの日時は来週の水曜日でよろしいですね。 (Thời gian cuộc họp lần tới là vào thứ Tư tuần sau phải không ạ?)

• (48) 締め切りの期日は今月末までということで承知いたしました。 (Tôi đã hiểu hạn chót nộp là đến cuối tháng này.)

• (49) 本日の内容について、後ほどメールでもご連絡いたします。 (Về nội dung ngày hôm nay, lát nữa tôi sẽ liên lạc lại qua email.)

• (50) ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお電話ください。 (Nếu có điểm nào chưa rõ, xin hãy cứ thoải mái gọi điện cho chúng tôi bất cứ lúc nào.)