Mẫu câu ví dụ xử lý vấn đề và đàm phán trong kinh doanh tiếng Nhật

Trong quá trình hợp tác với các đối tác Nhật Bản, vấn đề xảy ra là điều không thể tránh khỏi hoàn toàn (từ sự cố chất lượng sản phẩm, chậm trễ tiến độ, cho đến những hiểu lầm văn hóa nghiêm trọng). Điểm khác biệt giữa một doanh nghiệp thông thường và một đối tác chiến lược đẳng cấp nằm ở cách thức đối mặt và xử lý vấn đề. Người Nhật đánh giá rất cao thái độ nhận lỗi chân thành, sự minh bạch trong thông tin và tốc độ đưa ra giải pháp khắc phục (Horenso - 報告・連絡・相談: Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận).

Bài viết này này sẽ cung cấp hệ thống mẫu câu chuyên sâu giúp bạn chủ động kiểm soát tình hình, xoa dịu đối tác và lội ngược dòng trong các tình huống hiểm nghèo nhất.

25 Mẫu câu ví dụ xử lý vấn đề xảy ra và đàm phán trong kinh doanh tiếng Nhật

Nhóm 1: Tiếp nhận thông tin sự cố và Thừa nhận trách nhiệm ban đầu

(1) ご指摘いただきました件、ただいま事実関係を確認しております。少々お時間をいただけますでしょうか。 (Về vấn đề quý vị vừa chỉ ra, chúng tôi đang tiến hành xác minh lại thực tế sự việc. Xin quý vị cho chúng tôi một chút thời gian nhé.) 

お忙しい中、重大な不具合をご連絡いただき、誠にありがとうございます。 (Chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian thông báo về lỗi nghiêm trọng này giữa lịch trình bận rộn.)

(2) 弊社の品質管理（または確認体制）の不徹底により、このような事態を招き、深くお詫び申し上げます。 (Do sự thiếu sót trong hệ thống quản lý chất lượng/kiểm tra của công ty chúng tôi nên đã dẫn đến tình trạng này, chúng tôi xin chân thành xin lỗi.) 

多大なるご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。 (Chúng tôi thành thật xin lỗi vì đã gây ra phiền hà và lo lắng lớn lao cho quý vị.)

(3) 原因究明を最優先事項とし、社内の専門チームを立ち上げて調査を開始しております。 (Chúng tôi đặt việc tìm nguyên nhân lên hàng đầu, đã thành lập đội ngũ chuyên trách nội bộ và bắt đầu điều tra rồi.) 

何が原因でこのようなエラーが発生したのか、現在エンジニア総出で解析を進めております。 (Nguyên nhân nào dẫn đến lỗi này, hiện tại toàn bộ kỹ sư đang tiến hành phân tích.)

(4) まずは取り急ぎ、現状のご報告と、心よりのお詫びを申し上げたくご連絡いたしました。 (Trước tiên, tôi xin liên lạc để báo cáo nhanh tình hình thực tế và gửi lời xin lỗi chân thành.) 

詳細な原因および再発防止策につきましては、本日中に改めて書面にてご報告させていただきます。 (Về nguyên nhân chi tiết và đối pháp phòng ngừa tái phát, tôi sẽ gửi báo cáo bằng văn bản lại cho quý vị trong ngày hôm nay.)

(5) 貴社の業務にこれ以上の支障が出ないよう、弊社としても全力を挙げて対応させていただきます。 (Để không làm ảnh hưởng thêm đến công việc của quý vị, phía công ty chúng tôi sẽ dốc toàn lực để ứng phó.) 

この度の事態を重く受け止め、社内全体の作業プロセスを見直す所存でございます。 (Chúng tôi xin tiếp thu nghiêm túc tình trạng lần này và có ý định xem xét lại toàn bộ quy trình làm việc trong nội bộ.)

Nhóm 2: Đề xuất phương án khắc phục tạm thời (Workaround)

(6) 本格的な復旧には少々お時間がかかりますが、取り急ぎ以下の暫定措置をとらせていただきます。 (Việc khôi phục hoàn toàn sẽ mất chút thời gian, nhưng trước mắt chúng tôi xin phép áp dụng các biện pháp tạm thời sau.) 

システムが復旧するまでの間、代替案として手動によるデータ処理で対応いたします。 (Trong khoảng thời gian chờ hệ thống phục hồi, chúng tôi sẽ ứng phó bằng phương án thay thế là xử lý dữ liệu thủ công.)

(7) 本日中のリカバリー作業完了を目指し、総動員体制でバックアップにあたっております。 (Chúng tôi đang huy động toàn lực hỗ trợ với mục tiêu hoàn thành công việc khôi phục ngay trong ngày hôm nay.) 

応急処置として、直リクエストに対して専用のパッチプログラムを適用いたしました。 (Như là một biện pháp sơ cứu, chúng tôi đã áp dụng chương trình bản vá (patch) chuyên dụng cho các yêu cầu trực tiếp.)

(8) 貴社の実務に影響を及ぼさないよう、弊社のエンジニアが常時モニタリングを行っております。 (Để không ảnh hưởng đến nghiệp vụ thực tế của quý vị, các kỹ sư của chúng tôi đang tiến hành giám sát thường trực.) 

万が一のトラブルに備え、すでに2重のバックアップ体制を構築完了しております。 (Đề phòng sự cố bất trắc, chúng tôi đã hoàn tất việc xây dựng hệ thống dự phòng kép.)

(9) 今回のエラーの影響範囲を限定的に抑えるため、該当モジュールを一時的に切り離しております。 (Để kìm hãm phạm vi ảnh hưởng của lỗi lần này ở mức giới hạn, chúng tôi đã tạm thời cách ly module tương ứng.) 

お客様側での追加作業が発生しないよう、すべて弊社側で責任を持って巻き戻し作業を行います。 (Để phía khách hàng không phát sinh thêm công việc phụ, toàn bộ công việc cuộn ngược (rollback) sẽ do phía chúng tôi chịu trách nhiệm thực hiện.)

(10) 緊急対応として、専門スタッフを直接貴社へ派遣し、現地でのリカバリー支援を実施させます。 (Như một ứng phó khẩn cấp, chúng tôi sẽ cử nhân viên chuyên môn đến trực tiếp quý công ty để thực hiện hỗ trợ khôi phục tại hiện trường.) 

もし直ちに対応が必要な項目がございましたら、遠慮なく私どもの直通ダイアルまでご連絡ください。 (Nếu có hạng mục nào cần ứng phó ngay lập tức, xin đừng ngần ngại liên lạc qua đường dây trực tiếp của chúng tôi.)

Nhóm 3: Thương lượng về đền bù thiệt hại và Xoa dịu đối tác

(11) 今回の不手際により貴社が被られた損害につきましては、誠意をもって補償の協議に応じます。 (Đối với những thiệt hại mà quý vị phải gánh chịu do sự thiếu sót lần này, chúng tôi sẵn sàng thương lượng đền bù với thành ý cao nhất.) 

金銭的な補償に関しましては、社内の規定および今回の影響度合いに基づき、迅速に検討を進めます。 (Về vấn đề bồi thường tài chính, dựa trên quy định nội bộ và mức độ ảnh hưởng lần này, chúng tôi sẽ tiến hành xem xét nhanh chóng.)

(12) 直接的な損害賠償だけでなく、次回以降のプロジェクトにおけるライセンス料の減免でご容赦いただけないでしょうか。 (Không chỉ bồi thường thiệt hại trực tiếp, quý vị có thể châm chước bằng hình thức miễn giảm phí bản quyền trong các dự án từ lần sau được không?) 

ご迷惑をおかけしたお詫びといたしまして、次期の保守サポート費用を全額免除とさせてください。 (Như một lời xin lỗi vì đã gây phiền hà, xin hãy cho phép chúng tôi miễn phí toàn bộ chi phí hỗ trợ bảo trì trong kỳ tới.)

(13) 信頼を回復するためには言葉だけでなく、実際の成果でお返しするしかないと考えております。 (Chúng tôi nghĩ rằng để khôi phục lòng tin, không chỉ bằng lời nói mà phải đền đáp bằng thành quả thực tế.) 

今回の失態を二度と繰り返さないために、全社を挙げてコンプライアンスおよび品質チェックを強化いたします。 (Để không lặp lại sai lầm này lần thứ hai, chúng tôi sẽ huy động toàn công ty để siết chặt tuân thủ và kiểm tra chất lượng.)

(14) 役員も含めた謝罪の場を設けていただけますでしょうか。私どもが直接、貴社へ伺わせていただきます。 (Xin quý vị cho phép chúng tôi thiết lập một buổi xin lỗi có sự tham gia của cả cấp quản lý/hội đồng quản trị được không ạ? Chúng tôi sẽ trực tiếp đến quý công ty.) 

多大なるご期待を裏切ってしまったこと、経営陣一同、深く責任を感じております。 (Toàn bộ ban lãnh đạo cảm thấy vô cùng trách nhiệm vì đã phụ lại sự kỳ vọng to lớn của quý vị.)

(15) 今後、同様の不具合が発生した場合には、直ちに契約を解除されても異存はございません。 (Sau này, nếu xảy ra sự cố tương tự, chúng tôi hoàn toàn không có ý kiến gì dù có bị hủy hợp đồng ngay lập tức.) 

貴社との長年の信頼関係に泥を塗ってしまったこと、言葉もございません。 (Thật không biết nói gì hơn vì đã bôi nhọ mối quan hệ tin cậy lâu năm với quý công ty.)

Nhóm 4: Báo cáo tiến độ khắc phục (Follow-up)

(16) 先ほど、問題の根本原因の特定が完了いたしましたので、速やかにご報告申し上げます。 (Vừa rồi, việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã hoàn tất, chúng tôi xin phép báo cáo ngay lập tức.) 

現在、修正プログラムのテストを行っております。予定通り本日17時には完全に復習する見込みです。 (Hiện tại, chúng tôi đang chạy thử nghiệm chương trình sửa lỗi. Dự kiến sẽ khôi phục hoàn toàn vào lúc 17 giờ hôm nay như đã định.)

(17) システム全体の安定稼働を確認いたしましたので、これより通常業務へ移行させていただきます。 (Vì chúng tôi đã xác nhận hệ thống vận hành ổn định toàn diện, từ đây xin phép chuyển sang nghiệp vụ thông thường.) 

再発防止策をまとめたレポートを添付いたしましたので、ご査収いただけますと幸いです。 (Chúng tôi đã đính kèm bản báo cáo tổng hợp các biện pháp phòng ngừa tái phát, rất mong quý vị xem xét.)

(18) 今回の障害に伴うデータロスは一切ございませんでしたので、ご安心ください。 (Hoàn toàn không có sự thất thoát dữ liệu nào đi kèm sự cố lần này, xin quý vị hãy yên tâm.) 

関係各所への影響確認もすべて終了し、現在は正常な状態に復旧しております。 (Việc xác nhận ảnh hưởng tới các bên liên quan đều đã kết thúc, hiện tại đã phục hồi về trạng thái bình thường.)

(19) ご不安を与えてしまったお詫びとして、今後1ヶ月間は専任の担当者が常駐してサポートいたします。 (Như một lời xin lỗi vì đã gây hoang mang, trong 1 tháng tới sẽ có nhân viên phụ trách chuyên môn túc trực để hỗ trợ.) 

今回の改善プロセスの進捗につきましては、毎週金曜日に進捗レポートを提出いたします。 (Về tiến trình của quy trình cải thiện lần này, chúng tôi sẽ nộp báo cáo tiến độ vào mỗi thứ Sáu hàng tuần.)

(20) お忙しい中、今回のトラブル対応にご協力いただき、重ねて御礼申し上げます。 (Giữa lúc bận rộn lại phải hợp tác xử lý sự cố lần này, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc một lần nữa.) 

今後はより一層の品質管理に努め、貴社の信頼回復に向けて全力を尽くします。 (Từ nay chúng tôi sẽ nỗ lực quản lý chất lượng nghiêm ngặt hơn nữa, dốc toàn lực hướng tới việc khôi phục niềm tin của quý vị.)

Nhóm 5: Đàm phán và thuyết phục khi đối tác tỏ ra bất mãn tột độ

(21) お怒りになられるのも当然でございます。私どもの配慮が全く足りておりませんでした。 (Quý vị có nổi giận cũng là điều đương sự. Sự quan tâm của chúng tôi hoàn toàn chưa đủ.) 

お客様の厳しいお言葉を真摯に受け止め、二度とこのようなご迷惑はおかけいたしません。 (Chúng tôi xin tiếp thu nghiêm túc những lời chỉ trích gay gắt của khách hàng và sẽ không bao giờ gây phiền hà thế này nữa.)

(22) これまでの信頼関係を考慮いただき、どうかもう一度だけ挽回するチャンスをいただけないでしょうか。 (Xin hãy cân nhắc mối quan hệ tin cậy từ trước đến nay, và cho phép chúng tôi cơ hội gỡ gạc lại dù chỉ một lần nữa được không ạ?) 

一晩お時間をいただき、弊社としての最大の誠意を示すための改善プランをお持ちいたします。 (Xin hãy cho chúng tôi thời gian qua một đêm, chúng tôi sẽ mang đến kế hoạch cải thiện để thể hiện thành ý lớn nhất từ phía công ty.)

(23) 他社様であれば即座にお取引停止となって当然の状況ですが、弊社を育てていただいた恩義がございます。 (Nếu là công ty khác thì việc ngưng giao dịch ngay lập tức là đương nhiên, nhưng chúng tôi có ơn nghĩa được quý công ty dìu dắt.) 

今回のミスをバネにして、より強固なパートナーシップへと昇華させたいと考えております。 (Chúng tôi muốn biến cú ngã sai lầm lần này làm lò xo bật lên, thăng hoa thành mối quan hệ đối tác vững chắc hơn nữa.)

(24) 経営陣としても本件を重大な経営リスクと捉えており、私自身が責任を持って最後まで対応いたします。 (Ban lãnh đạo cũng coi vấn đề này là rủi ro kinh doanh nghiêm trọng, cá nhân tôi sẽ chịu trách nhiệm ứng phó cho đến phút cuối cùng.) 

具体的なリカバリー計画にご納得いただけるまで、何度でもご説明に上がらせていただきます。 (Cho đến khi quý vị cảm thấy thỏa mãn với kế hoạch hồi phục cụ thể, chúng tôi sẽ đến giải thích bao nhiêu lần tùy ý.)

(25) 失った信用を取り戻すには長い時間がかかることは承知しております。まずは今日のこの対応から信頼を積み重ねさせてください。 (Chúng tôi hiểu rằng sẽ mất nhiều thời gian để lấy lại lòng tin đã mất. Trước tiên, xin hãy để chúng tôi tích lũy lại niềm tin từ cách ứng phó ngày hôm nay.)