Cấu trúc ngữ pháp câu điều hành cuộc họp (Facilitation): Mời gọi ý kiến, tóm tắt và chốt thời hạn

Trong vai trò chủ trì hoặc điều hành cuộc họp (ファシリテーション - Facilitation) tại doanh nghiệp Nhật Bản, nghệ thuật dẫn dắt đòi hỏi sự khéo léo để kích thích sự tham gia của mọi người, hệ thống hóa thông tin cô đọng và ấn định rõ ràng thời hạn hành động (期限 - Kigen) mà không mang tính áp đặt độc đoán.

Hệ thống 20 cấu trúc ngữ pháp trọng tâm

• 1. 皆様のご意見はいかがでしょうか / 何かお気づきの点はございますか: Mọi người có ý kiến thế nào / Có điểm nào nhận ra không?

• 2. 現場の感覚として、いかがお感じでしょうか: Dưới cảm nhận thực tế hiện trường, anh/chị cảm thấy thế nào?

• 3. 積極的なご意見・ご懸念がございましたら、ぜひお聞かせください: Nếu có ý kiến tích cực hay quan ngại nào, xin hãy chia sẻ.

• 4. 一度、ここまでの議論を整理させていただきます: Xin phép được tổng hợp lại nội dung thảo luận đến đây một lần.

• 5. 要するに、〜という方向性で一致しているということでよろしいでしょうか: Tóm lại, chúng ta đang thống nhất theo hướng... có đúng không?

• 6. 議論の焦点を「〜」に絞って進めたいと存じます: Tôi muốn thu hẹp tiêu điểm thảo luận vào vấn đề "..." để tiếp tục.

• 7. 異なる視点からのご意見もいただければと存じます: Rất mong nhận được cả ý kiến từ các góc nhìn khác nhau.

• 8. ここまでのポイントをまとめますと、主に3点に集約されます: Tóm lại các điểm vừa rồi, chủ yếu tập trung vào 3 điểm chính.

• 9. では、アクションアイテムとして次のステップを明確にいたします: Vậy, tôi xin làm rõ bước tiếp theo như là hành động cụ thể.

• 10. 担当者と具体的な期限をこの場で決定いたしましょう: Chúng ta hãy quyết định người phụ trách và thời hạn cụ thể ngay tại đây.

• 11. いつまでに完了できるか、大まかな目処をいただけますか: Anh/chị có thể cho mốc thời điểm định hình hoàn thành trước lúc nào không?

• 12. 念のため、締め切りは来週の金曜日ということで共有させていただきます: Để chắc chắn, thời hạn chót xin được chia sẻ là vào thứ Sáu tuần sau nhé.

• 13. スケジュールに無理がないか、改めて確認させてください: Xin phép được xác nhận lại xem lịch trình có điểm nào quá sức không.

• 14. 万が一の遅延リスクに備えて、バッファを何日持たせるべきでしょうか: Để đề phòng rủi ro chậm trễ vạn bất đắc dĩ, chúng ta nên chừa lại bao nhiêu ngày dự trữ?

• 15. では、本件の最終的な決定権限を持つ〜様、いかがでしょうか: Vậy, xin mời anh/chị..., người nắm quyền quyết định cuối cùng về việc này, có ý kiến thế nào ạ?

• 16. まだご発言されていない方からも、ぜひお声を聞かせてください: Tôi rất mong được lắng nghe tiếng nói từ những thành viên chưa phát biểu.

• 17. 議論が少し脱線しているようですので、元の議題に戻ります: Có vẻ cuộc họp đang hơi lệch đường ray, chúng ta quay lại chủ đề chính nhé.

• 18. 時間の制約もございますので、そろそろ結論に向けて収束させましょう: Vì có giới hạn thời gian, chúng ta hãy cùng nhau chốt lại hướng đi về phía kết luận nhé.

• 19. 本日の決定事項として、〜を議事録に明記いたします: Như là các quyết định hôm nay, tôi sẽ ghi rõ "..." vào biên bản cuộc họp.

• 20. 次回までに各自宿題として、〜を持ち帰って検討するということでよろしいですね: Thống nhất là đến lần sau, mỗi người sẽ nhận phần việc "..." về nhà để nghiên cứu nhé.

 

20 Ví dụ hội thoại thực tế khi Điều hành cuộc họp

1. Mời gọi ý kiến mở đầu phần thảo luận chiến lược

Chủ trì: 新規サービスの価格設定について、各部署のご意見を伺いたいと存じます。営業部の皆様のご意見はいかがでしょうか。 (Về việc thiết lập giá cho dịch vụ mới, tôi rất muốn lắng nghe ý kiến từ các phòng ban. Ý kiến của mọi người bên bộ phận kinh doanh thế nào ạ?)

2. Kêu gọi góc nhìn thực tế từ nhân sự trực tiếp làm việc ở hiện trường

Chủ trì: 新しいタスク管理ツールの導入案ですが、実際に現場で使う現場の感覚として、いかがお感じでしょうか。 (Đây là đề án đưa công cụ quản lý tác vụ mới vào, dưới cảm nhận thực tế của những người trực tiếp sử dụng ở hiện trường, anh/chị cảm thấy thế nào?)

3. Khích lệ chia sẻ rủi ro hoặc quan ngại còn đang ẩn giấu

Chủ trì: スケジュールを前倒しする提案ですが、積極的なご意見・ご懸念がございましたら、ぜひお聞かせください。 (Đây là đề xuất đẩy sớm lịch trình, nếu ai có ý kiến tích cực hay quan ngại nào, xin hãy cứ mạnh dạn chia sẻ.)

4. Mời gọi ý kiến từ những thành viên còn đang im lặng trong phòng họp

Chủ trì: ここまで活発な意見が出ていますが、まだご発言されていない方からも、ぜひお声を聞かせてください。 (Đến đây đã có rất nhiều ý kiến sôi nổi, tôi rất mong được nghe tiếng nói từ cả những thành viên chưa phát biểu lần nào.)

5. Thỉnh cầu quyết định từ cấp trên hoặc người có thẩm quyền cao nhất

Chủ trì: リソース配分について2つの案が出ましたが、最終的な判断を迫られています。では、本件の最終的な決定権限を持つ佐藤部長、いかがでしょうか。 (Về việc phân bổ nguồn lực, đã có 2 phương án đưa ra và chúng ta đang đứng trước quyết định cuối cùng. Vậy, xin mời Trưởng phòng Sato, người nắm quyền quyết định cuối cùng về việc này, có ý kiến thế nào ạ?)

6. Thu hẹp tiêu điểm cuộc họp khi thảo luận bị lan man

Chủ trì: 関連する話題が広がっていますが、本日の目的に合わせて、議論の焦点を「来期のコスト削減策」に絞って進めたいと存じます。 (Các chủ đề liên quan đang lan rộng ra, nhưng để khớp với mục tiêu hôm nay, tôi muốn thu hẹp tiêu điểm thảo luận vào vấn đề "Biện pháp cắt giảm chi phí kỳ tới" để tiếp tục.)

7. Kéo cuộc họp quay trở lại quỹ đạo chính khi bị lạc đề

Chủ trì: 少々議論が細部の方へ脱線しているようですので、時間の制約もございますので、そろそろ元の議題に戻りますね。 (Có vẻ cuộc họp đang hơi lệch sang các chi tiết nhỏ, vì chúng ta có giới hạn về thời gian nên tôi xin phép kéo mọi người quay lại chủ đề chính nhé.)

8. Tóm tắt nhanh khúc đoạn giữa cuộc họp để đồng bộ tư duy

Chủ trì: 一度、ここまでの議論を整理させていただきます。方向性としては、外部委託ではなく内製化で進めるということで認識のズレはありませんね。 (Xin phép được tổng hợp lại nội dung thảo luận đến đây một lần. Về phương hướng thì chúng ta đang tiến hành theo hướng nội bộ hóa chứ không thuê ngoài, không có sự lệch pha nhận thức nào đúng không ạ?)

9. Hệ thống hóa nội dung thảo luận phức tạp thành các điểm chính

Chủ trì: ここまでのポイントをまとめますと、主に3点に集約されます。1点目がサーバー移行、2点目がセキュリティ強化、3点目がスタッフの研修です。 (Tóm lại các điểm vừa rồi, chủ yếu tập trung vào 3 điểm chính: Thứ nhất là chuyển đổi server, thứ hai là tăng cường bảo mật, thứ ba là đào tạo nhân sự.)

10. Xác nhận lại sự đồng thuận chung của toàn thể phòng họp

Chủ trì: 要するに、来月から段階的にシステムを切り替えるという方向性で一致しているということでよろしいでしょうか。 (Tóm lại, chúng ta đang thống nhất theo hướng từ tháng sau sẽ chuyển đổi hệ thống từng bước một, có đúng thế không ạ?)

11. Chuyển sang giai đoạn hành động cụ thể sau khi đã thống nhất ý kiến

Chủ trì: では、アクションアイテムとして次のステップを明確にいたします。誰がどのタスクを担当するか割り振っていきましょう。 (Vậy, tôi xin làm rõ bước tiếp theo như là hành động cụ thể. Chúng ta hãy cùng phân chia xem ai sẽ phụ trách tác vụ nào nhé.)

12. Ấn định rõ người phụ trách và mốc thời gian hoàn thành ngay tại chỗ

Chủ trì: 担当者と具体的な期限をこの場で決定いたしましょう。山田さん、この資料作成はいつまでに終わりますか。 (Chúng ta hãy quyết định người phụ trách và thời hạn cụ thể ngay tại đây đi. Anh Yamada, việc lập tài liệu này sẽ xong trước lúc nào thế?)

13. Hỏi dò về mốc thời gian định hình dự kiến từ người thực hiện

Chủ trì: いつまでに完了できるか、大まかな目処をいただけますか。来週の水曜あたりでいかがでしょう。 (Anh/chị có thể cho mốc thời điểm định hình hoàn thành trước lúc nào không? Khoảng thứ Tư tuần sau thì thế nào ạ?)

14. Thống nhất chốt chặn thời hạn chính thức trước tập thể

Chủ trì: 念のため、締め切りは来週の金曜日ということで共有させていただきます。スケジュール厳守でお願いします。 (Để chắc chắn, thời hạn chót xin được chia sẻ là vào thứ Sáu tuần sau nhé. Nhờ mọi người tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình.)

15. Kiểm tra tính khả thi của tiến độ thời gian đã ấn định

Chủ trì: 1週間というタイトなスケジュールですが、スケジュールに無理がないか、改めて確認させてください。 (Đó là lịch trình ngặt nghèo chỉ trong 1 tuần, xin phép được xác nhận lại xem lịch trình có điểm nào quá sức không.)

16. Lên phương án dự phòng thời gian (Buffer) đối phó rủi ro chậm trễ

Chủ trì: 万が一の遅延リスクに備えて、バッファを何日持たせるべきでしょうか。2日ほど余裕を見ておいたほうが安全ですね。 (Để đề phòng rủi ro chậm trễ vạn bất đắc dĩ, chúng ta nên chừa lại bao nhiêu ngày dự trữ? Chừa lỏng ra khoảng 2 ngày thì sẽ an toàn hơn nhỉ.)

17. Giao nhiệm vụ "về nhà nghiên cứu tiếp" (Shukudai) cho phiên tiếp theo

Chủ trì: 細かい仕様については意見が分かれましたので、次回までに各自宿題として、代替案を持ち帰って検討するということでよろしいですね。 (Về thông số chi tiết thì ý kiến đang phân rã, thống nhất là đến lần sau, mỗi người sẽ mang phương án thay thế về nhà làm bài tập để nghiên cứu tiếp nhé.)

18. Tổng kết các quyết định chính thức để ghi vào biên bản cuộc họp (Gijiroku)

Chủ trì: 本日の決定事項として、予算の10%カットと外部ツールの導入を議事録に明記いたします。 (Như là các quyết định hôm nay, việc cắt giảm 10% ngân sách và đưa công cụ ngoài vào sẽ được ghi rõ trong biên bản cuộc họp.)

19. Đưa ra tín hiệu khép lại cuộc họp khi đã hoàn thành toàn bộ nội dung

Chủ trì: 予定していた議題はすべて網羅できましたので、時間の制約もございますので、そろそろ結論に向けて収束させましょう。 (Chúng ta đã bao quát toàn bộ các chủ đề dự định, vì có giới hạn thời gian nên hãy cùng chốt lại để khép lại nhé.)

20. Lời chào kết thúc cuộc họp lịch sự và chuyên nghiệp

• Chủ trì: 本日は活発なご討議をいただき、誠にありがとうございました。次回は来週の月曜日の同時間に、進捗確認を行いましょう。お疲れ様でした。 (Cảm ơn mọi người vì những cuộc thảo luận rất sôi nổi ngày hôm nay. Lần tới chúng ta sẽ họp cùng khung giờ vào thứ Hai tuần sau để xác nhận tiến độ nhé. Mọi người vất vả rồi.)