Ngôn ngữ cơ thể và các cử chỉ phi ngôn ngữ tối quan trọng khi họp bàn với người Nhật

Trong văn hóa công sở Nhật Bản, lời nói chỉ chiếm một phần nhỏ trong thông điệp bạn truyền tải. Hơn 70% thông tin trong các cuộc họp bàn, đàm phán được thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, tư thế ngồi và các cử chỉ phi ngôn ngữ. Một cái gật đầu đúng lúc, một góc độ cúi chào chuẩn xác hay cách đặt danh thiếp đúng quy cách có thể quyết định sự thành bại của cả một thương vụ. Đọc vị và làm chủ ngôn ngữ cơ thể theo phong cách Nhật Bản chính là chìa khóa giúp bạn ghi điểm tuyệt đối về sự chuyên nghiệp và tinh tế.

Những quy chuẩn vàng về ngôn ngữ cơ thể trong phòng họp Nhật

Không gian phòng họp của người Nhật luôn đặt sự trang nghiêm, kỷ luật và tính đồng điệu lên hàng đầu. Các cử chỉ phóng khoáng, cử động tay chân quá đà hoặc tư thế ngồi thoải mái thường bị coi là thiếu tôn trọng đối với tập thể.

(1) O辞儀 (Ojigi - Nghệ thuật cúi chào) Cúi chào không chỉ là lời chào xã giao mà còn là thước đo thể hiện sự kính trọng. Tùy vào vị thế của đối phương mà góc độ cúi sẽ thay đổi: Chào xã giao góc 15 độ, chào đối tác/khách hàng góc 30 độ và chào xin lỗi hoặc cảm ơn sâu sắc góc 45 độ. Lưng phải thẳng, không gập cổ và mắt hướng xuống dưới.

(2) 視線 (Shisen - Ánh mắt và sự tập trung) Người Nhật đánh giá cao sự chân thành thông qua ánh mắt. Khi đối phương đang phát biểu, bạn cần nhìn thẳng vào vùng cổ áo hoặc cằm của họ để thể hiện sự lắng nghe chăm chú. Tránh nhìn chằm chằm trực diện vào mắt quá lâu (bị coi là khiêu khích) nhưng cũng tuyệt đối không đảo mắt liên tục (thể hiện sự mất tập trung).

(3) 姿勢 (Shisei - Tư thế ngồi và lắng nghe) Luôn giữ lưng thẳng, hai tay đặt nhẹ lên đùi hoặc trên bàn, không bao giờ khoanh tay trước ngực hoặc ngả lưng ra thành ghế. Khi lắng nghe, người Nhật thường liên tục gật đầu nhẹ (Aizuchi) không có nghĩa là họ đồng ý, mà chỉ xác nhận rằng "Tôi đang lắng nghe và hiểu những gì bạn nói".

10 Case thực tế về ngôn ngữ cơ thể khi họp bàn với người Nhật

(1) Trao đổi danh thiếp (Meishi Koukan) khi bước vào phòng họp

Tình huống: Bạn gặp đối tác cấp cao người Nhật lần đầu tiên trong phòng họp.

Cách xử lý đúng: Dùng cả hai tay cầm góc danh thiếp của mình đưa ra, mặt hướng về phía đối phương và cúi chào góc 30 độ. Khi nhận danh thiếp của họ, cũng phải dùng hai tay đỡ, đọc kỹ tên chức vụ và tuyệt đối không cất ngay vào ví hay bóp méo danh thiếp.

• 「初めまして、〇〇会社の〇〇と申します。よろしくお願いいたします。」

• (Rất hân hạnh được gặp mặt, tôi là [Tên] đến từ công ty [Tên]. Rất mong nhận được sự hợp tác ạ.)

(2) Lắng nghe ý kiến của cấp trên hoặc đối tác trong cuộc họp kéo dài

Tình huống: Trưởng phòng đối tác đang trình bày một dự án dài và bạn cần thể hiện thái độ tiếp thu.

Cách xử lý đúng: Ngồi thẳng lưng, hai tay đặt ngay ngắn trên bàn, liên tục gật đầu nhịp nhàng theo nhịp nói kèm ánh mắt tập trung nhìn về phía người nói.

• 「（小さくうなずきながら）はい、承知いたしました。」

• ((Vừa gật đầu nhẹ vừa nói) Vâng, tôi đã nắm rõ thông tin rồi ạ.)

(3) Thể hiện sự đồng tình và khích lệ khi đồng nghiệp đang thuyết trình

Tình huống: Đồng nghiệp trong team đang trình bày báo cáo và gặp ánh mắt nhìn quanh phòng của họ.

Cách xử lý đúng: Nhìn thẳng vào đồng nghiệp, mỉm cười nhẹ và gật đầu sâu hơn một chút để tạo động lực và sự hậu thuẫn tinh thần.

• 「（しっかりと頷いてアイコンタクトを送り、安心感を与える）」

• ((Gật đầu chắc chắn kết hợp giao tiếp bằng mắt để truyền sự an tâm))

(4) Nhập bàn họp muộn do sự cố tắc đường hoặc kẹt thang máy

Tình huống: Bạn bước vào phòng họp khi cuộc họp đã bắt đầu được 5 phút.

Cách xử lý đúng: Cúi đầu thật nhanh ở cửa ra vào góc 45 độ, đi nhẹ nhàng không gây tiếng động, đến vị trí của mình cúi đầu xin lỗi những người xung quanh rồi mới ngồi xuống.

• 「遅れて申し訳ございません。失礼いたします。」

• (Tôi rất xin lỗi vì đến muộn. Xin phép cho tôi vào chỗ ạ.)

(5) Từ chối khéo hoặc thể hiện sự băn khoăn trước một đề xuất khó

Tình huống: Đối tác đưa ra một điều khoản trong hợp đồng mà bạn thấy khó thực thi.

Cách xử lý đúng: Hơi nghiêng đầu sang một bên, nhíu mày nhẹ, hai tay đan vào nhau đặt trên bàn, thở dài nhẹ nhàng để ra hiệu có điểm cần cân nhắc.

• 「その点につきましては、少し社内持ち帰りの検討が必要かと存じます。」

• (Về điểm đó, tôi nghĩ chúng tôi cần mang về nội bộ công ty để xem xét thêm một chút ạ.)

(6) Thể hiện sự tôn trọng khi đứng lên phát biểu trước đám đông

Tình huống: Bạn được mời lên bục hoặc đứng dậy để thuyết trình về kết quả kinh doanh quý.

Cách xử lý đúng: Đứng thẳng chân khép kín, hai tay để dọc theo đường chỉ quần hoặc đặt nhẹ lên bục, cúi chào 30 độ trước khi bắt đầu nói và giữ khoảng cách ổn định với micro.

• 「皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます。」

• (Kính thưa mọi người, cảm ơn quý vị đã tề tựu trong buổi họp hôm nay.)

(7) Lắng nghe lời phê bình hoặc góp ý lỗi sai từ sếp người Nhật

Tình huống: Sếp đang chỉ ra những điểm thiếu sót trong báo cáo tài chính của bạn.

Cách xử lý đúng: Tuyệt đối không cãi lại, không chớp mắt liên tục, giữ biểu cảm nghiêm túc, cúi đầu thấp hơn bình thường một chút để thể hiện sự tiếp thu cầu thị.

• 「ご指摘ありがとうございます。すぐに修正いたします。」

• (Cảm ơn sếp đã chỉ bảo. Em sẽ tiến hành sửa lại ngay lập tức ạ.)

(8) Kết thúc cuộc họp và thu dọn tài liệu chuẩn bị ra về

Tình huống: Cuộc họp kết thúc thành công tốt đẹp, mọi người bắt đầu đứng dậy.

Cách xử lý đúng: Xếp gọn gàng tài liệu vào cặp, đứng dậy đồng loạt cùng nhóm, cúi chào đồng loạt góc 30 độ hướng về phía chủ trì cuộc họp trước khi rời phòng.

• 「本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」

• (Chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian quý báu cho buổi họp hôm nay.)

(9) Xin phép ra ngoài nghe điện thoại khẩn cấp giữa cuộc họp

Tình huống: Điện thoại của bạn rung lên báo cuộc gọi cực kỳ quan trọng từ khách hàng lớn.

Cách xử lý đúng: Giơ tay ra hiệu nhẹ xin phép, cúi đầu xin lỗi người chủ trì cuộc họp, đứng dậy khẽ khàng đi ra ngoài cửa và cúi chào một lần nữa trước khi bước hẳn ra ngoài.

• 「大変失礼いたします。急ぎの連絡が入りましたので、少しの間失礼します。」

• (Rất xin lỗi mọi người, có liên lạc khẩn cấp nên tôi xin phép ra ngoài một lát ạ.)

(10) Tương tác trong tiệc trà (Jikan) sau cuộc họp chính thức

Tình huống: Sau giờ họp căng thẳng, mọi người đứng uống trà và trò chuyện xã giao nhẹ nhàng.

Cách xử lý đúng: Cầm cốc trà bằng cả hai tay (một tay giữ thân cốc, một tay đỡ đáy cốc), mỉm cười nhẹ, đứng ở tư thế thoải mái nhưng lưng vẫn giữ thẳng khi giao lưu với các thành viên khác.

• 「お疲れ様でした。今日の会議はとても勉強になりました。」

• (Mọi người vất vả rồi. Cuộc họp hôm nay tôi học hỏi được rất nhiều điều ạ.)